Verhaltenskodex

"Gemeinsam voraus" ist der Leitspruch der hgc GROUP Österreich. In diesem Sinne wollen wir gemeinsam jeden Tag voneinander profitieren, Lösungen erarbeiten und miteinander die bestmögliche Dienstleistung bieten.

Unser Verhaltenskodex dienst als verbindlicher Rahmen für eine vertrauensvolle, respektvolle und professionelle Zusammenarbeit. Er stellt sicher, dass alle Beteiligten - ob Mitarbeitende oder Geschäftsführer - die gleichen Werte und Standards einhalten.

Die Einhaltung gewisser Vereinbarungen ist notwendig, um Qualität, Verlässlichkeit, Transparenz, Fairness, interne Richtlinien sowie auch ein sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.

Dieser Kodex bietet damit Orientierung und trägt dazu bei, dass wir gemeinsam erfolgreich arbeiten können. Die Brücke zwischen Freiheit und Verantwortung.

Grundregeln in der hgc Villach

Folgende Umgangsformen werden als selbstverständlich erwartet:

höflicher und respektvoller Umgang miteinander
TEAMWORK wird bei uns großgeschrieben
Lob und Kritik werden professionell ausgesprochen und angenommen
wir nehmen Konflikte und Probleme wahr und suchen konstruktive Lösungswege

Neuerungen

Ab Jänner 2026

werden die Sonderzahlungen vierteljährlich ausbezahlt
die bisherige Jahresprämie wird in eine Qualitätsprämie für die Einhaltung unseres hohen Qualitätsstandards und das gemeinsame Leben des Verhaltenskodex umgewandelt und monatlich ausbezahlt.

Teamtag / Fachinput

Die Teamtage sind eine Pflichtveranstaltung, wer nicht im Urlaub oder arbeitsunfähig ist, macht an diesen Terminen aktiv mit. Das Kernteam ist dafür verantwortlich, die Zeit so zu planen, dass der Teamtag um spätestens 17:00 Uhr endet. Dieser Tag gilt als Anwesenheitstag ab spätestens 08:00 Uhr im Büro.

Zweimal im Monat am Freitag, wird es von 10:00 – 12:00 Uhr ein „Fachinput-Meeting“ geben. An diesem Tag ist für alle Teilnehmer, Anwesenheitspflicht im Büro ab spätestens 08:00 Uhr. Einer von jedem Team muss an diesem Meeting teilnehmen.

Wunschthemen für Fachinput-Tage können jederzeit an das Kernteam übermittelt werden. (Themen + offenen Fragen dazu)

Arbeiten im Team

Wir bei der hgc Group arbeiten in Teams. Diese bestehen aus zwei Personen

Zu unseren Erreichbarkeitszeiten muss immer ein Teammitglied erreichbar sein (ausgenommen Teilzeit-Team, hier gelten die vereinbarten Erreichbarkeitszeiten)

ERREICHBARKEITSZEITEN:

MO – DO: 08.00 – 12.00 Uhr und 12.30 – 16.00 Uhr

FR: 08.00 – 14.00 Uhr

Vor dem Urlaubsantritt muss mit dem Teampartner eine Urlaubsübergabe gemacht werden. In der Urlaubsvertretung werden von dem vertretenden Kollegen alle E-Mails sorgfältig bearbeitet – d.h. nur Ausnahmefälle (selbständig zu entscheiden) dürfen stehen gelassen werden.

Berichtspakete und Notizen müssen angelegt, sowie auch gewartet sein, damit eine reibungslose Vertretung möglich ist.

Was kann?

An einem Fenstertag kann jeder für sich selbst entscheiden, ob er arbeitet oder einen Urlaubstag konsumiert. Dazu wird rechtzeitig eine E-Mail an die Lohnverrechnung gesendet, damit diese den Tag in der Zeiterfassung dementsprechend berücksichtigen kann. An einem Fenstertag findet keine Vertretung des anderen Teampartners statt.

Homeoffice kann von jedem Mitarbeiter selbstständig (nach der Einschulung + abgeschlossener Ausbildung) entschieden werden.

Die Vertretung bei Zeitausgleich, Urlaubstagen, Arztbesuchen, Behördengänge oder privater Termine jeglicher Art sind mit dem Teampartner selbständig zu organisieren und sind in der Microsoft Teams-Gruppe "Vertretungsinfo" mit dem gesamten Team zu kommunizieren.

Was muss?

Wir arbeiten mit dem Leitsatz „Arbeit, die am Vormittag kommt, wird spätestens am Nachmittag erledigt und Arbeit, die am Nachmittag kommt, spätestens am nächsten Vormittag“. Dieser Leitsatz soll zur Motivation dienen, unsere Kunden bestmöglich zu betreuen und Wartezeiten zu vermeiden.

Der Urlaub muss im Kalenderjahr vollständig verbraucht werden. Du darfst maximal 3 Urlaubstage in das Folgejahr mitnehmen. Der geplante Urlaub ist im Urlaubsplan zu erfassen und muss vor dem Antritt rechtzeitig (min. 5 Arbeitstage) den Kunden sowie auch unserer Lohnverrechnung mitgeteilt werden.
Solltest du einen "Junior" im Team haben, sorge dafür, dass ein Kollege den Junior während deiner Abwesenheit unterstützt. Einen Tag vor dem Urlaubsantritt wird der Urlaub von dir an alle Kollegen via Microsoft Teams bekanntgegeben.

Krankheit / Unwohlsein: Wenn du dich unwohl, aber arbeitsfähig fühlst, kannst du gerne im Homeoffice arbeiten. Krank bedeutet jedoch krank! Kuriere dich aus und komm wieder, wenn du vollständig gesundet bist. Deine Krankmeldung schickst du umgehend an die Lohnverrechnung und gibst deinem Teampartner Bescheid. Bei krankheitsbedingter Abwesenheit während der Lohnverrechnung tritt der stets gewartete Vertretungsplan ein.

Nach der monatlichen hgc- Lohnverrechnung erhältst du deinen Lohnzettel und Arbeitszeitnachweis auf deine APP (Atenas). Der AZN ist dort digital zu signieren.

Jedes Ticket, das an das Kernteam übermittelt wird, muss die Mandanten ID, Screenshots, Beschreibung, gesammelte Informationen und ggf. zwei Lösungsvorschläge enthalten. Tickets an den Support bzw. die IT dürfen ausschließlich vom Kernteam oder der Geschäftsleitung versendet werden!

Fachliche Rückfragen/Unsicherheiten werden innerhalb des Teams bzw. mit allen Kollegen besprochen - bei Bedarf mit dem Kernteam.

GPLP Prüfungen werden von dem Kundenbetreuer betreut, der diesen Zeitraum auch abgerechnet hat, sofern dieser zu diesem Zeitpunkt für die hgc Villach arbeitet.

Bitte achtet darauf, eure Aufgaben täglich sorgfältig zu kontrollieren. Sollte dennoch einmal ein Fehler passieren und dadurch ein von uns verschuldeter Säumniszuschlag entstehen, meldet diesen bitte umgehend – mit einer kurzen Begründung – an team@villach.at (Kernteam).

Falls sich wiederholt Fehler einschleichen, die auf Unachtsamkeit oder fehlende Konzentration zurückzuführen sind, suchen wir gemeinsam nach Lösungen, wie wir euch bestmöglich unterstützen können. In diesen Fällen wird vorübergehend auf das Homeoffice verzichten werden, bis die Arbeitsabläufe wieder sicher und strukturiert ablaufen.

Gut zu wissen

Es wird jährlich ein Mitarbeitergespräch durchgeführt, wo ehrliches und produktives Feedback ausdrücklich erwünscht sind.

Es gibt auch zur Entwicklung des Teams und der hgc Villach als Unternehmen mindestens einmal jährlich eine Führungskräfte-Evaluierung. Aufrichtigkeit und aktive Beteiligung daran sind Garant für die Sicherung unseres Arbeitsplatzes und der positiven Zukunft der hgc Villach.

Du kümmerst dich um deine Arbeitsbalance. Das bedeutet, du bist selbst verantwortlich, dich so zu organisieren, dass du nicht mehr als 40 Stunden bzw. deine vereinbarten Wochenstunden im Durchschnitt arbeitest und deinen Urlaubsanspruch jährlich auch tatsächlich konsumierst. Immer in Abstimmung mit deinem Teampartner.

Die drei „jüngsten“ Mitarbeiter bekommen die Anrufe von der Telefonzentrale und leiten diese an den zuständigen Kundenberater weiter. Anrufe der ÖGK werden nicht weitergeleitet, die ÖGK wird aufgefordert eine Mail mit dem Anliegen an villach@hgc.at zu schreiben, welche dann an den zuständigen Kundenberater weitergeleitet wird.

Nach Beurteilung der Geschäftsführung, aber frühestens nach drei Jahren, bist du ein Senior Kundenberater, d.h. auch du bist nun bereit neue Mitarbeiter einzuschulen.

Die hgc Villach sorgt für eine gute, faire Bezahlung.

Fehler sind menschlich – aus ihnen zu lernen ist eine Stärke: daher melden wir diese unverzüglich mit einem oder mehreren Lösungsvorschlägen, um diese schnellstmöglich reparieren zu können. Unsere Kunden erfahren so, dass wir eine produktive und optimale Lösung erarbeiten können. Zur künftigen Vermeidung sollen diese Themen unbedingt im Team besprochen werden.

Büro

der Schreibtisch ist bitte sauber zu halten, da es hin und wieder zu Kundenkontakt im Büro kommt und damit unsere Reinigungsdame die Schreibtische putzen kann.

Falls jemand neue Dekorationsartikel, Akustikpaneele ect. für das Büro benötigt, ist hier bitte Rücksprache mit dem Kernteam zu halten – gerne kann dies nach Freigabe der Geschäftsleitung bestellt werden.

Während der Arbeitszeit wird ausschließlich am oberen Balkon geraucht, volle Aschenbecher werden entleert.

Das WC muss bitte immer sauber gehalten werden.

Alle Kollegen tragen dazu bei, die Küche und vor allem den Kühlschrank aufzuräumen. Der Müll wird mitgenommen, alte Lebensmittel werden entsorgt, jeder kümmert sich um den Geschirrspüler und die Kaffeemaschine wird gewartet und nach Betriebsanleitung gepflegt.

Arbeitsmittel und Computer

Notwendige Büromaterialen werden über das Bestellformular in der Küche bestellt.
Computer für Büro + Homeoffice werden über das Kernteam bestellt.
Passwörter und Zugänge werden an Niemanden weitergegeben!

Kinder und Hunde sind im Büro willkommen. Sprich dich hierzu jedoch immer mit deinen Kollegen ab. Der Arbeitsablauf darf dadurch nicht gestört werden.

Grundregeln Kernteam

Alle Mitglieder des Kernteams können sich gegenseitig vertreten und sind entscheidungsbefugt.

Die E-Mails werden so schnell wie möglich bearbeitet und im besten Fall noch am selben Tag, falls notwendig, an die IT weitergeleitet. Falls nach einer Woche noch keine Rückmeldung der IT vorliegt, werden eure Mails noch einmal urgiert, sodass wir die Lösungen zeitnah vorliegen haben. Bei Themen die schnellstmöglich benötigt werden, wird dies bereits nach 2 Tagen urgiert.

Neukunden werden in den ersten 3 Monaten vom Kernteam aufgebaut und danach an einen Kundenberater mit allen notwendigen Informationen weitergegeben.

Themen, wie Mandanten, Anwender, FIBU Konten, Rechnungen, Durchrechnung, Wünsche für Schulungen, Social Media, Atenas App, werden von allen Mitgliedern im Kernteam bearbeitet.

Das Kernteam bereitet Schulungsthemen für die Fachinput-Tage vor und berücksichtigt dabei die eingebrachten Wünsche des Teams.

Grundregeln für die Geschäftsführung

Die Geschäftsführung hat jederzeit ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeiter

Die Geschäftsführung sorgt dafür, dass Neuerungen schnellstmöglich mit dem Kernteam besprochen, ausgearbeitet und anschließend an alle Mitarbeiter weitergegeben werden

Direkte Ansprechperson für das Kernteam

Goodies

Gesundheitsförderung (ausschließlich Zuschuss für das Fitnessstudio oder Crossfit) – falls dies jemand in Anspruch nehmen möchte bitte eine Mail an das Kernteam.

Parkplatz / Öffi-Ticket – du hast die Wahl!
Wenn du mindestens drei Mal pro Woche im Büro bist, stellen wir dir kostenlos und rund um die Uhr einen Tiefgaragenplatz direkt in der Stadt zur Verfügung. Kommst du seltener ins Büro, übernehmen wir für die Tage, an denen du vor Ort bist, die Kosten für einen Parkplatz in dem benachbarten Parkhaus. Bitte sende die entsprechenden Rechnungen einfach an teamvillach@hgc.at. Bei Interesse, kann auch statt einem Parkplatz das Öffi-Ticket angefragt werden, auch hier bitte einfach eine E-Mail an das Kernteam.

Home-Office Option, die Ausstattung wird von der hgc zur Verfügung gestellt (PC, Bildschirme, Edenred-Gutscheine und Home-Office Pauschale)

Freie, jedoch verantwortungsvolle Zeiteinteilung und Urlaubsorganisation in Abstimmung im Zweier-Team.

Fachliche Aus- und Fortbildungen werden von der Geschäftsleitung stark gefördert und auch deren Kosten übernommen.

Für noch flexibleres, ortsunabhängiges Arbeiten stellen wir dir auf Wunsch einen Laptop völlig kostenlos zur Verfügung. Es stehen im Besprechungsraum zwei Laptops zur Verfügung, die rechtzeitig per aufliegender Liste reserviert werden können. Nach der Verwendung wird dieser wieder an den Abholort retourniert.

alle 5 Jahre wird eine Loyalitätsprämie in der Höhe des Mindestlohnes lt. KV ausgezahlt. Dies geschieht freiwillig, auf Widerruf und ohne Rechtsanspruch.

laut KV ist der 24. Dezember ein halber Urlaubstag. Bei uns erhältst du am 24.12. eine ganztägige Dienstfreistellung.

Im Büro sorgen wir dafür, dass alkoholfreie, gesunde Getränke, Kaffee und Superfood ausreichend vorhanden sind.

Pool-Auto: Für eine faire und transparenten Nutzung des Pool Autos, findet ihr im Explorer eine Liste, wo sich jeder Mitarbeiter eintragen kann (rechtzeitig), wann und wie lange er das Auto gerne benützen möchte. Eventuelle Schäden oder Auffälligkeiten sind bitte unverzüglich an das Kernteam zu melden. Die Nutzung ohne gültigen Führerschein ist verboten.